Gestione contabilità aziende e società · Guida
Per quanti anni devo tenere fatture e registri?
Vuoi svuotare il cassetto dei documenti vecchi? O ti chiedi se basta il PDF della fattura sul computer? Sono due domande diverse, e la seconda si scopre al primo controllo.
Perché il termine dipende dal controllo, non da un numero
La domanda non è "quanti anni", ma "fino a quando qualcuno può ancora controllarmi su questo?". Finché il Fisco può verificare un anno, quel documento è la prova che era tutto in regola.
A questo si aggiunge il codice civile, che fissa un suo periodo per libri e scritture contabili. Sono due binari diversi e spesso non finiscono insieme.
- I termini cambiano a seconda del documento
- Si allungano se sull'anno c'è un accertamento o un contenzioso aperto
- Prima di buttare qualcosa, chiedi su quale anno sei tranquillo davvero
Avere il PDF non è avere la conservazione a norma
È l'errore che scoprono quasi tutti al primo controllo. La fattura arriva, la scarichi, hai il PDF. Sembra fatta, ma non lo è.
La legge non chiede una copia del file: chiede che il documento resti autentico, integro e leggibile, e che tu possa dimostrare quando e come è stato archiviato. Si chiama conservazione a norma.
Un PDF in una cartella o stampato non dà queste garanzie: per chi ti controlla è come non averlo. Con la fattura elettronica il passaggio è più semplice, ma va attivato e seguito.
Cosa vale davvero e cosa puoi lasciar andare
Resta tutto finché corrono i termini, sia il cartaceo sia il digitale. Il digitale va conservato a norma.
- Fatture di acquisto e vendita, corrispettivi
- Registri IVA, libro giornale, inventari
- Documentazione delle operazioni
Domande e risposte
Ho il PDF della fattura elettronica salvato: basta o no?
No. Un PDF salvato o stampato non è conservazione a norma. La legge chiede che il documento resti autentico e integro nel tempo e che si possa dimostrare come è stato archiviato. La conservazione va attivata e seguita: verifichiamo che la tua sia in ordine.
Dopo quanti anni posso buttare i documenti tranquillo?
Non c'è un numero unico. Il termine dipende dal tipo di documento e da quanto a lungo il Fisco può ancora controllare quell'anno; il codice civile ha poi il suo periodo per i libri contabili. Se c'è un controllo o un contenzioso aperto, il termine si allunga. Prima di eliminare, chiedici.
Il libro giornale e i registri vanno tenuti come le fatture?
Seguono un binario in parte diverso. Le fatture rispondono ai termini fiscali; libro giornale, inventari e scritture hanno anche il termine del codice civile, che spesso scade in un altro momento. Non andare a memoria: guardiamo cosa è ancora dentro il termine.
E se ho perso o cancellato un documento che dovevo tenere?
Dillo subito, non aspettare un controllo. Spesso qualcosa si recupera: molte fatture elettroniche si ritrovano nell'area dell'Agenzia, la banca conserva gli estratti conto, diverse operazioni si ricostruiscono. Non è detto che tutto torni, ma partiamo da qui. Quello che non possiamo fare è far finta che il documento ci sia se non c'è.