Gestione contabilità aziende e società
La tua società deve depositare il bilancio e non sai cosa stai firmando?
Sei amministratore di una Srl e arriva il bilancio da approvare e firmare. Qui trovi chi lo prepara, come si deposita e di cosa rispondi tu.
Chi deve depositare il bilancio e chi no
Il bilancio lo depositano le società di capitali: le Srl (comprese quelle con un solo socio e le Srls) e le SpA. Ogni anno lo scrivono e lo depositano in Camera di Commercio. È un obbligo di legge.
Società di persone (Snc, Sas), ditte individuali e professionisti non depositano un bilancio pubblico. Non sai dove ricade la tua attività? Lo controlliamo sulla visura.
Chi lo prepara e chi lo firma non sono la stessa persona
Il bilancio lo prepara chi tiene la contabilità: è il lavoro tecnico, quello che facciamo noi. Chi lo firma e ne risponde è l'amministratore.
Il percorso è questo:
- L'amministratore (unico o il consiglio) prepara il progetto di bilancio.
- Se c'è un revisore o un sindaco, prima ci passa anche lui.
- L'assemblea dei soci lo approva.
- Solo dopo si deposita.
Cosa stai firmando
Il bilancio non è solo la tabella dei numeri. Ecco cosa dicono le sue parti:
- Stato patrimoniale: cosa la società possiede e cosa deve, a fine anno.
- Conto economico: quanto hai fatturato e speso, e se l'anno ha chiuso in utile o in perdita.
- Nota integrativa: le spiegazioni a parole dei numeri e dei criteri con cui sono stati calcolati.
- Quando servono, la relazione sulla gestione e i documenti dell'organo di controllo.
Bilancio ordinario o abbreviato: quando cambia
La legge prevede forme più leggere, il bilancio abbreviato e quello delle micro-imprese, per chi resta sotto certi limiti di attivo, ricavi e dipendenti. Chi supera i limiti fa il bilancio ordinario.
Non è una scelta libera: dipende dai numeri della società. Guardiamo dove ricadi e quale forma ti spetta.
Come si deposita e cosa facciamo noi
Dopo l'approvazione dei soci, il bilancio si deposita online al Registro delle Imprese, entro i termini di legge. Si invia in formato XBRL (il file digitale che la Camera di Commercio legge in automatico), firmato digitalmente, con bollo e diritti di segreteria.
Non devi entrare in nessun sito né procurarti software. Prepariamo i prospetti, raccogliamo il verbale dei soci e inviamo tutto noi. Prima dell'invio ti spieghiamo cosa c'è scritto. Il costo del deposito lo vedi prima.
Di cosa rispondi tu come amministratore
Con la firma dichiari che i conti mostrano la situazione della società in modo corretto. Se il bilancio è falso, irregolare o non depositato, le conseguenze ricadono su di te e sulla società, dalle sanzioni per il ritardo a responsabilità più serie nei casi gravi.
Per questo non ci fermiamo alla tabella pronta. Ti spieghiamo cosa stai attestando, ti diciamo se un numero va chiarito in nota integrativa e ti avvisiamo delle scadenze per tempo. L'obbligo resta, ma ti aiutiamo ad affrontarlo.
Cosa portare
- Visura camerale aggiornata e statuto della società
- Contabilità dell'anno chiusa: registrazioni, registri e libro giornale
- Estratti conto bancari a fine anno e situazione di finanziamenti o leasing
- Inventario e valore del magazzino a fine anno, se ce l'hai
- Bilancio dell'anno prima, già depositato
- Verbali dei soci e libri sociali della società
- Se c'è un revisore o un collegio sindacale, la sua relazione
Domande e risposte
Posso firmare senza leggerlo? Tanto lo avete fatto voi.
Puoi, ma davanti alla legge risponde chi firma, non chi prepara i numeri. Per questo, prima dell'invio, ti spieghiamo voce per voce cosa dice il bilancio. Cinque minuti valgono più di una firma messa alla cieca.
Cosa succede se deposito il bilancio in ritardo?
Il ritardo porta sanzioni a carico della società, e più tardi depositi più pesano. Non possiamo farle sparire e la responsabilità della scadenza resta tua. Ti avvisiamo in anticipo, così ci organizziamo prima della scadenza.
La mia è una Srl con un solo socio: devo comunque fare il bilancio?
Sì. La Srl con un solo socio e la Srls sono comunque società di capitali, quindi il bilancio va scritto, approvato e depositato ogni anno. Cambia semmai la forma, spesso abbreviata o da micro-impresa. L'obbligo resta.
Il bilancio depositato lo può vedere chiunque?
Sì. Una volta depositato al Registro delle Imprese è un documento pubblico: banche, fornitori e chiunque paghi la visura possono leggerlo. È il modo in cui la tua società si presenta a chi la valuta.
Chi decide se la società distribuisce l'utile ai soci?
Lo decide l'assemblea dei soci quando approva il bilancio, non lo studio. Noi prepariamo i numeri e ti diciamo cosa comporta distribuire l'utile o lasciarlo in società. La scelta è dei soci, noi la mettiamo a verbale.